вторник, 31 мая 2011 г.

Как организовать корпоративное мероприятие? Концепция и бриф

Скоро лето и перед многими менеджерами по персоналу встает непростая задача – организовать летний пикник для своих сотрудников. Я подготовила цикл статей, в котором постараюсь осветить ключевые моменты в организации мероприятия. Мы поговорим о составлении брифа, о выборе event-агентства, о проведении тендера и о секретах, о которых необходимо помнить на самом празднике.
С чего начать?
Во-первых, не стоит забывать, что корпоративное мероприятие – отличный инструмент внутренних коммуникаций. Это не просто повод отдохнуть на природе с шашлыками, но возможность донести до сотрудников именно те ключевые сообщения, который актуальны для вашей компании в данный момент. Вы внедряете новую миссию компании? Посвятите пикник этому! Сами или помощью event-агентства придумайте концепцию мероприятия, подходящую именно вам, и затраты на организацию праздника станут для компании инвестиции в собственное развитие.
Идем дальше. Когда мы выбрали ключевое сообщение, донести которое нам поможет праздник, пора составлять бриф. Это краткая справка о планируемом мероприятии, информация в которой четко структурирована. Если вы планируете привлекать к организации праздника агентство, такой бриф – идеальный материал для проведения тендера. Вместо того, чтобы каждому объяснять, что именно вы хотите от корпоратива, смело высылайте бриф. Это идеальная точка отсчета для сравнения участников тендера.
Отмечу, что даже если вы не планируете обращаться за помощью в агентство, бриф полезно сделать для самого себя. Он помогает структурировать всю картину мероприятия и облегчает подготовку.
Что должно входить в бриф?
Во-первых, цель. Если вы планируете транслировать какое-либо информационное сообщение с помощью мероприятия, тогда стоит с него начать, сформулировав в виде цели. Например, цель   мероприятия — сформировать позитивное отношение сотрудников к слиянию двух компаний, или цель — познакомить сотрудников с обновленными ценностями компании. Если вы решили не использовать мероприятие в качестве инструмента коммуникаций, тогда этот пункт пропускаем и идем дальше.
Во-вторых, количество человек и особенности аудитории. Соотношение мужчин и женщин, возраст, будут ли дети. Это важно и с точки зрения питания и с точки зрения активностей, которыми будет наполнен день.
В-третьих, формат. Что это будет – спартакиада, день семьи или банкет в ресторане? Подумайте, что лучше подходит именно вашей компании в данный момент.
В-четвертых, питание. Будет ли это банкет с рассадкой или шведский стол? Сколько раз в день вы собираетесь кормить людей? От этих нюансов зависит как бюджет мероприятия, так и план активностей.
В-пятых, площадка. Здесь можно указать конкретные место, где вы хотите провести праздник, или изложить свои пожелания к площадке — удаленность от города, наличие водоема, инфраструктуры, ресторанного обслуживания.
Если у вас богатая история корпоративных мероприятий, бывает полезным написать, какие тематики у вас уже были. Агентства любят присылать стандартные программы из года в год. Поэтому, чтобы не тратить время на просмотр того, что вы уже видели, отсеките такие варианты сразу.
Еще в брифе можно указать бюджет. Я не советую этого делать потому, что агентства понимают эту цифру не как целевую, а как ту, которую можно увеличить минимум в два раза. Поэтому на этапе составления брифа рекомендую фиксировать бюджет для себя, не озвучивая его агентствам.

Чем СоЕ отличается от привычных нам программ/систем развития сотрудников?

Поговорим подробнее о том, какими атрибутами должен обладать настоящий Center of Excellence (СоЕ). Они же будут и его отличиями J
Атрибуты СоЕ:
1.      Цель деятельности (связанная со стратегией компании)
2.      Ответственность и полномочия
3.      Команда – лидер, follower’ы
4.      Роли и их задачи
5.      Стратегия развития компетенции
6.      План активностей/карта активностей
7.      База знаний
8.      Известность внутри и вне компании
А теперь краткие комментарии о каждом.
1.   Цель. У любого СоЕ должна быть цель – для чего он создан – с понятными критериями достижения. Это условие любого начинания в бизнесе.
Например, «с нуля» развить в компании компетенцию Х в условиях ее дефицита на рынке труда. Критерий – в каждом подразделении есть не менее двух специалистов, способных самостоятельно решать задачу Х. Или, внедрение в компании единых стандартов работы с Y. Критерий – все выпускаемые компанией продукты соответствуют требованиям.
Без цели невозможно будет измерить эффективность работы СоЕ.
2.   Ответственность и полномочия. Ответственность СоЕ и его возможности (полномочия) должны быть четко определены и разделены менеджментом компании. В противном случае не будет смысла в существовании СоЕ и мотивация его участников быстро сойдет на нет.
СоЕ должен иметь влияние на решения в сфере своей компетенции и своей цели существования. Если внедрение стандартов – право требовать исполнения этих стандартов. Если обучение специалистов – право управлять своей частью бюджета обучения и пр.
3.   Команда. Естественно у СоЕ должны быть своя команда – лидер и его последователи J Это не «фиксированные навсегда» люди. Основной состав СоЕ должен быть гибким и периодически обновляться.
4.   Роли и их задачи. В любом СоЕ должен быть небольшой набор основных ролей, функционал которых определен целью и задачами существования СоЕ. Этот набор поможет новоиспеченной команде освоить полученную ответственность и полномочия. Вполне возможно, что по ходу развития СоЕ роли будут меняться.
Например, Лидер, Администратор базы знаний, Преподаватель, Спикер и др.
Участники СоЕ обязательно должны иметь возможность самостоятельно выбрать роль. Возможно только условие «не отказываться от роли, пока не найдена замена».
5.   Стратегия развития компетенции. Это путь достижения стоящей перед СоЕ цели. Такая стратегия – результат собственной деятельности СоЕ, она не диктуется «сверху». Но она обязательно должна учитывать особенности культуры и системы управления компании, потребности других сотрудников.
6.   План активностей/карта активностей. Иначе говоря, конкретный план реализации стратегии.
7.   База знаний. Важное требование к СоЕ – сохранение компетенции и ее возобновляемость. Если после исчезновения СоЕ или ухода ряда его участников компетенция потеряна, значит, СоЕ не выполнил свою функцию. Поэтому среди активностей СоЕ должно быть резервирование знаний в самых разных формах, в том числе, и создание базы знаний, как места накопления всей информации по компетенции (стандарты, обучающие программы, результаты исследований и пр. должны быть собраны в одном месте и быть доступными всем желающим).
8.   Известность внутри и вне компании. Коммуникационная задача СоЕ тоже очень важна. Чтобы стать источником информации для сотрудников, СоЕ должен быть им известен. А создание у компании имиджа «мастера» в какой-либо компетенции полностью состоит из умения СоЕ строить коммуникации с другими специалистами в своей области [1].
Конечно, это не исчерпывающий список. Но, думаем, если вы смогли поставить галочки напротив этих восьми пунктов, значит, вы смело можете заявлять, что у вас есть свой СоЕ. J


[1] Не стоит думать, что СоЕ должен забрать на себя функции PR и внешних коммуникаций компании в целом. Разумеется, СоЕ будет поддерживать репутацию компании только в своей узкоспецифической области.

понедельник, 30 мая 2011 г.

Center of Excellence – о чем это вы?


В каждой уважающей себя организации когда-нибудь да встает вопрос о том, как удовлетворить потребность сотрудников в развитии.
Первая мысль, которая возникает в голове в ответ на этот порыв – Корпоративный университет! Или какая-нибудь Программа развития мастеров! На худой конец, внедрение e-learning system! Но, определенно, должно быть что-то, что задаст направление и правила для страждущих развития умов!
И сначала мы шли именно этим путем. Мы предполагали, что могло бы понадобиться нашим сотрудникам для их развития, и создавали соответствующие инструменты. Иногда попадали в тему, иногда нет. Иногда находили способ удержать внимание «капризных» коллег, иногда – нет… Пока в наших рядах не появилась, как это теперь модно говорить, «свежая кровь»! Она-то и принесла нам новую идею – идею Centers of Excellence (или Центров компетенций)!
Center of Excellence (СоЕ) – это виртуальное сообщество специалистов в какой-либо области, действующее с конкретной целью. Или:
«A team of people that promote collaboration and using best practices around a specific focus area to drive business results.» Jon Strickler [1]  
Вольный перевод: Группа людей, сотрудничающих с целью применения лучших практик в какой-либо специализированной области для достижения бизнес-результатов.
Честно признаюсь: с определением СоЕ все сложно. Как ни странно, но даже зарубежные авторы признаются, что, несмотря на популярность СоЕ, единого определения так и нет (даже в Wikipedia!!! актуально на 29 мая 2011 года J). [2]
В мире существует огромное количество всевозможных Центров компетенций. Этим именем могут быть названы любые объединения от обычных Отделов в организации до Университетских кафедр и даже целых Институтов. Чтобы ограничить как-то область нашего исследования остановимся только на тех Центрах, которые создает организация внутри себя с целью подержания важных для нее компетенций.
В следующих постах мы поговорим о:
 - Чем СоЕ отличается от привычных нам программ/систем развития сотрудников?
 - Зачем нужен СоЕ?
 - Чем занимается СоЕ?
 - Как создать СоЕ?