Корпоратив как инвестиция

На написание этой заметки меня вдохновили агентства, участвовавшие в тендере на организацию мероприятий для компании, в которой я работала. Большинство агентств оказываются неспособны предложить что-либо оригинальное, и в их презентациях я вижу одно и то же. Мне предлагается выкрасить моих сотрудников синим аква-гримом и поиграть в «Аватара». Или устроить олимпийские игры или спартакиаду — не мудрствуя лукаво, заставить коллег целый день бегать и прыгать ради медалей. Продолжать можно до бесконечности. Идей, которые не принесут вашей компании никаких дивидендов, масса.  Корпоратив, который не работает на потребности бизнеса — пустая трата усилий и денег.  Я призываю относиться к корпоративному мероприятию как к инвестиции. А чтобы оно таковой стало, необходимо закладывать в тему мероприятия насущную на данный момент потребность бизнеса.

Идеальным вариантом будет, если руководство компании относится к корпоративу так же, и лично поможет сформулировать потребность или проблему, на удовлетворение или решение которой будет работать праздник. Если по каким-либо причинам руководство к этому процессу непричастно, вы можете сделать это сами. Уж у менеджера по персоналу наверняка найдется парочка актуальных проблем, которые можно положить в основу праздника.

Я начинаю праздник с составления карты мероприятия — так называемый event-mapping. Сначала кратко формулирую проблему или потребность, на которую может поработать праздник. Затем на основе сформулированной проблемы записываю цель — чего я хочу моим праздником достичь. И третий шаг — чистое творчество. Глядя на сформулированную цель и проблему, я перечисляю визуальные образы, которые рождаются при появлении ассоциаций с перечисленными ранее словами. Можно привлечь к этому процессу креативных коллег — творчество лишним не бывает. Такой способ позволяет «увидеть» именно ту идею праздника, которая может лечь в его основу и превратить его в инвестицию.

Корпоратив — это просто!

Корпоратив, даже на 500 человек, — это просто, если понимать из каких частей он состоит.  Любое корпоративное мероприятие состоит из 4 элементов:

• Программа
• Площадка
• Еда + напитки
• Подарки

Программа

Как я уже писала, чтобы бюджет на корпоратив стал инвестицией в развитие корпоративной культуры, посвятите общую идею праздника актуальной для компании теме.

Что касается программы, то универсальный вариант такой: деление на команды, прохождение испытаний, накопление очков, подведение итогов, награждение. Команды полезно выделить визуально (футболки, банданы, браслеты разных цветов). Это формирует чувство общности среди команды.

Подбирая активности, учитывайте особенности аудитории. Если ваша аудитория — это мужчины 25-30 лет активности будут одними, если коллектив состоит в основном из женщин за 35 — другими. Если на ваше мероприятие сотрудники приехали с семьями, желательно предусмотреть, чем будут заниматься вторые половины и дети.

После активной части можно сделать награждение и концерт. Но здесь важно помнить, что концерт интересен сотрудникам в двух случаях. Во-первых, если в нем выступает звезда — некая известная персона. Но это, естественно, дорого. Во-вторых, если в нем участвуют сотрудники компании. Это дешевле, но может быть сложно по организации. В одной из следующих статей я расскажу, как легко и недорого сделать полноценный концерт из номеров сотрудников. Если вы не используете ни первый ни второй вариант, вероятность, что ваши сотрудники не станут смотреть концерт, возрастает. Смотреть на неизвестных артистов сотрудники вряд ли будут.

Завершением любой программы должна быть дискотека. Люди захотят этого, какого возраста они бы ни были. Так что предусмотрите время на танцы.

Площадка

Формируя бриф, вы уже определили для себя, каким должно быть место для вашего корпоратива. В поисках площадки важно понимать, что мест для размещения больше 300 человек в городе не так много и они бронируются заблаговременно. Это особенно актуально перед Новым годом, т.к. этот праздник все отмечают примерно в одно время, и хорошие площадки заняты чуть ли не с июля. Летом ситуация попроще, но ненамного. За полтора месяца вам необходимо оформить все документы или хотя бы внести залог.

Работая с площадками, постарайтесь получить несколько контактов представителей территории. К сожалению, реальность такова, что вы можете вести переговоры с одним человеком, а за неделю до мероприятия выяснится, что он ничего не решает, а ваша дата давно продана другой компании. Такое бывает не всегда, но забывать об этом не стоит. Постарайтесь обезопасить себя, т.к. за неделю найти новое место почти нереально.

Еда+ напитки

Готовя угощение, помните, что ваши сотрудники приедут на любую загородную площадку голодными. Поэтому рекомендую распланировать питание следующим образом:

Завтрак – по приезду на площадку. Они выехали из дома как минимум 2 часа назад, а то и больше. Они злые и голодные. Не позволяйте такой мелочи, как пустой желудок, испортить ваш праздник.

Не подавайте алкоголь к завтраку. Сотрудникам предстоит еще бегать, прыгать, или даже играть в paint-ball. Если вы подадите алкоголь, риск несчастных случаев возрастет в разы.

Обед – спустя 3-4 часа. Обед должен быть плотны: горячее, гарниры, холодные закуски. К обеду можно начинать подавать алкоголь, предварительно свернув экстремальные активности, если были.

Ужин. Я рекомендую не убирать еду и воду после обеда. Пусть они остаются на столах и официанты обновляют их по мере необходимости. Тогда к вечеру сотрудники не будут сильно голодны, и можно будет обойтись большим фирменным тортом. Торт – это всегда хорошо. Он отлично объединяет вокруг себя и становится важной вехой в течении праздника.

В общей сложности на двенадцатичасовое мероприятие на природе на одну персону должно выходить около 2 кг еды.

Подарки

Этот элемент необязательный, но полезный. Если позволяет бюджет, закажите одежду с фирменной символикой — футболки, куртки. Можно закупать готовые изделия, можно заказывать пошив. Мы предпочитаем заказывать пошив, т.к. это позволяет в большей степени влиять на процесс – выбирать все, от фасона до цвета пуговиц, и более четко контролировать сроки.

Если бюджет совсем скромный, советую все равно не отказываться от идеи корпоративного подарка. Пусть это будет просто ручка с логотипом. Сотрудники очень ценят любую мелочь с корпоративной символикой. Не лишайте себя такого простого инструмента формирования единства.

Таковы 4 элемента, которые в совокупности дают отличный праздник. В следующий раз я дам несколько полезных советов, знание которых пригодится при организации летнего выезда.

Как организовать корпоративное мероприятие? Тендер

Когда бриф готов, можно привлекать агентство. Как найти агентства? Очень просто. Во-первых, набрать в поисковике «организация корпоративных мероприятий». Просмотреть 10-15 первых сайтов, выбрать наиболее понравившиеся и написать запрос. Можно сразу с брифом. В письме советую указать срок подачи предложения и формат, в котором вы хотите получить предложение (презентация, документ word, личная встреча и т.п.) Во-вторых, можно поспрашивать рекомендации у коллег-HR-ов. Такой способ лучше с той точки зрения, что вы получаете хоть какую-то гарантию качества агентства. С другой стороны, нужно всегда помнить, что выбор индивидуален. Разным компаниям подходят разные агентства.

Как выбрать лучшее агентство? Устройте тендер. Оптимальное количество участников тендера — 7 +-2. Вы сможете увидеть достаточно разнообразную картину, чтобы выбрать лучшего партнера, и в то же время, не запутаетесь в концепциях.

Если вы находитесь на этапе формирование тендерного списка, обращайтесь! Подскажу парочку агентств, которые делают достаточно качественный продукт.

После того, как сформирован тендерный лист, необходимо сформулировать требования, по которым вы будете сравнивать претендентов. Я рекомендую следующие пункты:

1.      Качество материалов. Если сотрудники агентства не умеют делать презентации или делают в тексте орфографические ошибки, я не стану доверять им корпоратив. Помимо этого, работа с презентационным материалом может многое сказать о компетенциях, которыми обладает агентство. В этом пункте я рекомендую отдельно оценивать соблюдение заявленных сроков. Если агентство присылает материалы позже, чем обещало, скорее всего, сроки всего проекта буду смещаться.

2.      Соответствие концепции брифу. Если для вас важна цель мероприятия, если оно должно нести какое-то конкретное информационное сообщение, а вам предлагают концепцию «Спасатели Малибу», вероятность, что это агентство когда-либо поймет, что вам нужно, очень мала.

3.      Рекомендации. Во-первых, полезно будет узнать, проводило ли агентство мероприятие для компаний, работающих в вашей отрасли. У агентства, которое отлично организовало праздник для сотрудников продуктового гипермаркета, могут быть сложности с организацией выезда для компании программистов. Во-вторых, можно запросить у самого агентства рекомендации с контактами. Хорошие агентства всегда имеют референс-лист и с радостью его предоставят. Однако, даже получая восторженные отзывы, всегда помните, что то, что подошло другим, совсем необязательно подойдет вам.

К тендерной таблице можно добавить еще 2-3 требования. Не думаю, что их должно быть особенно много, т.к. за деталями можно потерять суть.

Когда вы сформировали требования и получили предложения от всех участников тендера, внимательно изучайте материалы и выставляйте оценки. 3-4 победителя приглашайте на личную встречу. Скорее всего, этого будет достаточно для того, чтобы выбрать партнера для мероприятия.

Важно понимать, что привлечение агентства отнюдь не снимает с менеджера по персоналу ответственность за мероприятие. Даже если на вас будет работать лучшее агентство в городе, многое предстоит сделать. В следующий раз мы поговорим о том, из каких 5 элементов состоит любое мероприятие, и какие нюансы необходимо учитывать при планировании.

Как организовать корпоративное мероприятие? Концепция и бриф

Скоро лето и перед многими менеджерами по персоналу встает непростая задача – организовать летний пикник для своих сотрудников. Я подготовила цикл статей, в котором постараюсь осветить ключевые моменты в организации мероприятия. Мы поговорим о составлении брифа, о выборе event-агентства, о проведении тендера и о секретах, о которых необходимо помнить на самом празднике.

С чего начать?

Во-первых, не стоит забывать, что корпоративное мероприятие – отличный инструмент внутренних коммуникаций. Это не просто повод отдохнуть на природе с шашлыками, но возможность донести до сотрудников именно те ключевые сообщения, который актуальны для вашей компании в данный момент. Вы внедряете новую миссию компании? Посвятите пикник этому! Сами или помощью event-агентства придумайте концепцию мероприятия, подходящую именно вам, и затраты на организацию праздника станут для компании инвестиции в собственное развитие.

Идем дальше. Когда мы выбрали ключевое сообщение, донести которое нам поможет праздник, пора составлять бриф. Это краткая справка о планируемом мероприятии, информация в которой четко структурирована. Если вы планируете привлекать к организации праздника агентство, такой бриф – идеальный материал для проведения тендера. Вместо того, чтобы каждому объяснять, что именно вы хотите от корпоратива, смело высылайте бриф. Это идеальная точка отсчета для сравнения участников тендера.

Отмечу, что даже если вы не планируете обращаться за помощью в агентство, бриф полезно сделать для самого себя. Он помогает структурировать всю картину мероприятия и облегчает подготовку.

Что должно входить в бриф?

Во-первых, цель. Если вы планируете транслировать какое-либо информационное сообщение с помощью мероприятия, тогда стоит с него начать, сформулировав в виде цели. Например, цель   мероприятия — сформировать позитивное отношение сотрудников к слиянию двух компаний, или цель — познакомить сотрудников с обновленными ценностями компании. Если вы решили не использовать мероприятие в качестве инструмента коммуникаций, тогда этот пункт пропускаем и идем дальше.

Во-вторых, количество человек и особенности аудитории. Соотношение мужчин и женщин, возраст, будут ли дети. Это важно и с точки зрения питания и с точки зрения активностей, которыми будет наполнен день.

В-третьих, формат. Что это будет – спартакиада, день семьи или банкет в ресторане? Подумайте, что лучше подходит именно вашей компании в данный момент.

В-четвертых, питание. Будет ли это банкет с рассадкой или шведский стол? Сколько раз в день вы собираетесь кормить людей? От этих нюансов зависит как бюджет мероприятия, так и план активностей.

В-пятых, площадка. Здесь можно указать конкретные место, где вы хотите провести праздник, или изложить свои пожелания к площадке — удаленность от города, наличие водоема, инфраструктуры, ресторанного обслуживания.

Если у вас богатая история корпоративных мероприятий, бывает полезным написать, какие тематики у вас уже были. Агентства любят присылать стандартные программы из года в год. Поэтому, чтобы не тратить время на просмотр того, что вы уже видели, отсеките такие варианты сразу.

Еще в брифе можно указать бюджет. Я не советую этого делать потому, что агентства понимают эту цифру не как целевую, а как ту, которую можно увеличить минимум в два раза. Поэтому на этапе составления брифа рекомендую фиксировать бюджет для себя, не озвучивая его агентствам.