Корпоратив — это просто!

Корпоратив, даже на 500 человек, — это просто, если понимать из каких частей он состоит.  Любое корпоративное мероприятие состоит из 4 элементов:

• Программа
• Площадка
• Еда + напитки
• Подарки

Программа

Как я уже писала, чтобы бюджет на корпоратив стал инвестицией в развитие корпоративной культуры, посвятите общую идею праздника актуальной для компании теме.

Что касается программы, то универсальный вариант такой: деление на команды, прохождение испытаний, накопление очков, подведение итогов, награждение. Команды полезно выделить визуально (футболки, банданы, браслеты разных цветов). Это формирует чувство общности среди команды.

Подбирая активности, учитывайте особенности аудитории. Если ваша аудитория — это мужчины 25-30 лет активности будут одними, если коллектив состоит в основном из женщин за 35 — другими. Если на ваше мероприятие сотрудники приехали с семьями, желательно предусмотреть, чем будут заниматься вторые половины и дети.

После активной части можно сделать награждение и концерт. Но здесь важно помнить, что концерт интересен сотрудникам в двух случаях. Во-первых, если в нем выступает звезда — некая известная персона. Но это, естественно, дорого. Во-вторых, если в нем участвуют сотрудники компании. Это дешевле, но может быть сложно по организации. В одной из следующих статей я расскажу, как легко и недорого сделать полноценный концерт из номеров сотрудников. Если вы не используете ни первый ни второй вариант, вероятность, что ваши сотрудники не станут смотреть концерт, возрастает. Смотреть на неизвестных артистов сотрудники вряд ли будут.

Завершением любой программы должна быть дискотека. Люди захотят этого, какого возраста они бы ни были. Так что предусмотрите время на танцы.

Площадка

Формируя бриф, вы уже определили для себя, каким должно быть место для вашего корпоратива. В поисках площадки важно понимать, что мест для размещения больше 300 человек в городе не так много и они бронируются заблаговременно. Это особенно актуально перед Новым годом, т.к. этот праздник все отмечают примерно в одно время, и хорошие площадки заняты чуть ли не с июля. Летом ситуация попроще, но ненамного. За полтора месяца вам необходимо оформить все документы или хотя бы внести залог.

Работая с площадками, постарайтесь получить несколько контактов представителей территории. К сожалению, реальность такова, что вы можете вести переговоры с одним человеком, а за неделю до мероприятия выяснится, что он ничего не решает, а ваша дата давно продана другой компании. Такое бывает не всегда, но забывать об этом не стоит. Постарайтесь обезопасить себя, т.к. за неделю найти новое место почти нереально.

Еда+ напитки

Готовя угощение, помните, что ваши сотрудники приедут на любую загородную площадку голодными. Поэтому рекомендую распланировать питание следующим образом:

Завтрак – по приезду на площадку. Они выехали из дома как минимум 2 часа назад, а то и больше. Они злые и голодные. Не позволяйте такой мелочи, как пустой желудок, испортить ваш праздник.

Не подавайте алкоголь к завтраку. Сотрудникам предстоит еще бегать, прыгать, или даже играть в paint-ball. Если вы подадите алкоголь, риск несчастных случаев возрастет в разы.

Обед – спустя 3-4 часа. Обед должен быть плотны: горячее, гарниры, холодные закуски. К обеду можно начинать подавать алкоголь, предварительно свернув экстремальные активности, если были.

Ужин. Я рекомендую не убирать еду и воду после обеда. Пусть они остаются на столах и официанты обновляют их по мере необходимости. Тогда к вечеру сотрудники не будут сильно голодны, и можно будет обойтись большим фирменным тортом. Торт – это всегда хорошо. Он отлично объединяет вокруг себя и становится важной вехой в течении праздника.

В общей сложности на двенадцатичасовое мероприятие на природе на одну персону должно выходить около 2 кг еды.

Подарки

Этот элемент необязательный, но полезный. Если позволяет бюджет, закажите одежду с фирменной символикой — футболки, куртки. Можно закупать готовые изделия, можно заказывать пошив. Мы предпочитаем заказывать пошив, т.к. это позволяет в большей степени влиять на процесс – выбирать все, от фасона до цвета пуговиц, и более четко контролировать сроки.

Если бюджет совсем скромный, советую все равно не отказываться от идеи корпоративного подарка. Пусть это будет просто ручка с логотипом. Сотрудники очень ценят любую мелочь с корпоративной символикой. Не лишайте себя такого простого инструмента формирования единства.

Таковы 4 элемента, которые в совокупности дают отличный праздник. В следующий раз я дам несколько полезных советов, знание которых пригодится при организации летнего выезда.

Как организовать корпоративное мероприятие? Тендер

Когда бриф готов, можно привлекать агентство. Как найти агентства? Очень просто. Во-первых, набрать в поисковике «организация корпоративных мероприятий». Просмотреть 10-15 первых сайтов, выбрать наиболее понравившиеся и написать запрос. Можно сразу с брифом. В письме советую указать срок подачи предложения и формат, в котором вы хотите получить предложение (презентация, документ word, личная встреча и т.п.) Во-вторых, можно поспрашивать рекомендации у коллег-HR-ов. Такой способ лучше с той точки зрения, что вы получаете хоть какую-то гарантию качества агентства. С другой стороны, нужно всегда помнить, что выбор индивидуален. Разным компаниям подходят разные агентства.

Как выбрать лучшее агентство? Устройте тендер. Оптимальное количество участников тендера — 7 +-2. Вы сможете увидеть достаточно разнообразную картину, чтобы выбрать лучшего партнера, и в то же время, не запутаетесь в концепциях.

Если вы находитесь на этапе формирование тендерного списка, обращайтесь! Подскажу парочку агентств, которые делают достаточно качественный продукт.

После того, как сформирован тендерный лист, необходимо сформулировать требования, по которым вы будете сравнивать претендентов. Я рекомендую следующие пункты:

1.      Качество материалов. Если сотрудники агентства не умеют делать презентации или делают в тексте орфографические ошибки, я не стану доверять им корпоратив. Помимо этого, работа с презентационным материалом может многое сказать о компетенциях, которыми обладает агентство. В этом пункте я рекомендую отдельно оценивать соблюдение заявленных сроков. Если агентство присылает материалы позже, чем обещало, скорее всего, сроки всего проекта буду смещаться.

2.      Соответствие концепции брифу. Если для вас важна цель мероприятия, если оно должно нести какое-то конкретное информационное сообщение, а вам предлагают концепцию «Спасатели Малибу», вероятность, что это агентство когда-либо поймет, что вам нужно, очень мала.

3.      Рекомендации. Во-первых, полезно будет узнать, проводило ли агентство мероприятие для компаний, работающих в вашей отрасли. У агентства, которое отлично организовало праздник для сотрудников продуктового гипермаркета, могут быть сложности с организацией выезда для компании программистов. Во-вторых, можно запросить у самого агентства рекомендации с контактами. Хорошие агентства всегда имеют референс-лист и с радостью его предоставят. Однако, даже получая восторженные отзывы, всегда помните, что то, что подошло другим, совсем необязательно подойдет вам.

К тендерной таблице можно добавить еще 2-3 требования. Не думаю, что их должно быть особенно много, т.к. за деталями можно потерять суть.

Когда вы сформировали требования и получили предложения от всех участников тендера, внимательно изучайте материалы и выставляйте оценки. 3-4 победителя приглашайте на личную встречу. Скорее всего, этого будет достаточно для того, чтобы выбрать партнера для мероприятия.

Важно понимать, что привлечение агентства отнюдь не снимает с менеджера по персоналу ответственность за мероприятие. Даже если на вас будет работать лучшее агентство в городе, многое предстоит сделать. В следующий раз мы поговорим о том, из каких 5 элементов состоит любое мероприятие, и какие нюансы необходимо учитывать при планировании.

Как организовать корпоративное мероприятие? Концепция и бриф

Скоро лето и перед многими менеджерами по персоналу встает непростая задача – организовать летний пикник для своих сотрудников. Я подготовила цикл статей, в котором постараюсь осветить ключевые моменты в организации мероприятия. Мы поговорим о составлении брифа, о выборе event-агентства, о проведении тендера и о секретах, о которых необходимо помнить на самом празднике.

С чего начать?

Во-первых, не стоит забывать, что корпоративное мероприятие – отличный инструмент внутренних коммуникаций. Это не просто повод отдохнуть на природе с шашлыками, но возможность донести до сотрудников именно те ключевые сообщения, который актуальны для вашей компании в данный момент. Вы внедряете новую миссию компании? Посвятите пикник этому! Сами или помощью event-агентства придумайте концепцию мероприятия, подходящую именно вам, и затраты на организацию праздника станут для компании инвестиции в собственное развитие.

Идем дальше. Когда мы выбрали ключевое сообщение, донести которое нам поможет праздник, пора составлять бриф. Это краткая справка о планируемом мероприятии, информация в которой четко структурирована. Если вы планируете привлекать к организации праздника агентство, такой бриф – идеальный материал для проведения тендера. Вместо того, чтобы каждому объяснять, что именно вы хотите от корпоратива, смело высылайте бриф. Это идеальная точка отсчета для сравнения участников тендера.

Отмечу, что даже если вы не планируете обращаться за помощью в агентство, бриф полезно сделать для самого себя. Он помогает структурировать всю картину мероприятия и облегчает подготовку.

Что должно входить в бриф?

Во-первых, цель. Если вы планируете транслировать какое-либо информационное сообщение с помощью мероприятия, тогда стоит с него начать, сформулировав в виде цели. Например, цель   мероприятия — сформировать позитивное отношение сотрудников к слиянию двух компаний, или цель — познакомить сотрудников с обновленными ценностями компании. Если вы решили не использовать мероприятие в качестве инструмента коммуникаций, тогда этот пункт пропускаем и идем дальше.

Во-вторых, количество человек и особенности аудитории. Соотношение мужчин и женщин, возраст, будут ли дети. Это важно и с точки зрения питания и с точки зрения активностей, которыми будет наполнен день.

В-третьих, формат. Что это будет – спартакиада, день семьи или банкет в ресторане? Подумайте, что лучше подходит именно вашей компании в данный момент.

В-четвертых, питание. Будет ли это банкет с рассадкой или шведский стол? Сколько раз в день вы собираетесь кормить людей? От этих нюансов зависит как бюджет мероприятия, так и план активностей.

В-пятых, площадка. Здесь можно указать конкретные место, где вы хотите провести праздник, или изложить свои пожелания к площадке — удаленность от города, наличие водоема, инфраструктуры, ресторанного обслуживания.

Если у вас богатая история корпоративных мероприятий, бывает полезным написать, какие тематики у вас уже были. Агентства любят присылать стандартные программы из года в год. Поэтому, чтобы не тратить время на просмотр того, что вы уже видели, отсеките такие варианты сразу.

Еще в брифе можно указать бюджет. Я не советую этого делать потому, что агентства понимают эту цифру не как целевую, а как ту, которую можно увеличить минимум в два раза. Поэтому на этапе составления брифа рекомендую фиксировать бюджет для себя, не озвучивая его агентствам.

Чем СоЕ отличается от привычных нам программ/систем развития сотрудников?

Поговорим подробнее о том, какими атрибутами должен обладать настоящий Center of Excellence (СоЕ). Они же будут и его отличиями J

Атрибуты СоЕ:

1.      Цель деятельности (связанная со стратегией компании)

2.      Ответственность и полномочия

3.      Команда – лидер, follower’ы

4.      Роли и их задачи

5.      Стратегия развития компетенции

6.      План активностей/карта активностей

7.      База знаний

8.      Известность внутри и вне компании

А теперь краткие комментарии о каждом.

1.   Цель. У любого СоЕ должна быть цель – для чего он создан – с понятными критериями достижения. Это условие любого начинания в бизнесе.

Например, «с нуля» развить в компании компетенцию Х в условиях ее дефицита на рынке труда. Критерий – в каждом подразделении есть не менее двух специалистов, способных самостоятельно решать задачу Х. Или, внедрение в компании единых стандартов работы с Y. Критерий – все выпускаемые компанией продукты соответствуют требованиям.

Без цели невозможно будет измерить эффективность работы СоЕ.

2.   Ответственность и полномочия. Ответственность СоЕ и его возможности (полномочия) должны быть четко определены и разделены менеджментом компании. В противном случае не будет смысла в существовании СоЕ и мотивация его участников быстро сойдет на нет.

СоЕ должен иметь влияние на решения в сфере своей компетенции и своей цели существования. Если внедрение стандартов – право требовать исполнения этих стандартов. Если обучение специалистов – право управлять своей частью бюджета обучения и пр.

3.   Команда. Естественно у СоЕ должны быть своя команда – лидер и его последователи J Это не «фиксированные навсегда» люди. Основной состав СоЕ должен быть гибким и периодически обновляться.

4.   Роли и их задачи. В любом СоЕ должен быть небольшой набор основных ролей, функционал которых определен целью и задачами существования СоЕ. Этот набор поможет новоиспеченной команде освоить полученную ответственность и полномочия. Вполне возможно, что по ходу развития СоЕ роли будут меняться.

Например, Лидер, Администратор базы знаний, Преподаватель, Спикер и др.

Участники СоЕ обязательно должны иметь возможность самостоятельно выбрать роль. Возможно только условие «не отказываться от роли, пока не найдена замена».

5.   Стратегия развития компетенции. Это путь достижения стоящей перед СоЕ цели. Такая стратегия – результат собственной деятельности СоЕ, она не диктуется «сверху». Но она обязательно должна учитывать особенности культуры и системы управления компании, потребности других сотрудников.

6.   План активностей/карта активностей. Иначе говоря, конкретный план реализации стратегии.

7.   База знаний. Важное требование к СоЕ – сохранение компетенции и ее возобновляемость. Если после исчезновения СоЕ или ухода ряда его участников компетенция потеряна, значит, СоЕ не выполнил свою функцию. Поэтому среди активностей СоЕ должно быть резервирование знаний в самых разных формах, в том числе, и создание базы знаний, как места накопления всей информации по компетенции (стандарты, обучающие программы, результаты исследований и пр. должны быть собраны в одном месте и быть доступными всем желающим).

8.   Известность внутри и вне компании. Коммуникационная задача СоЕ тоже очень важна. Чтобы стать источником информации для сотрудников, СоЕ должен быть им известен. А создание у компании имиджа «мастера» в какой-либо компетенции полностью состоит из умения СоЕ строить коммуникации с другими специалистами в своей области [1].

Конечно, это не исчерпывающий список. Но, думаем, если вы смогли поставить галочки напротив этих восьми пунктов, значит, вы смело можете заявлять, что у вас есть свой СоЕ. J

---

[1] Не стоит думать, что СоЕ должен забрать на себя функции PR и внешних коммуникаций компании в целом. Разумеется, СоЕ будет поддерживать репутацию компании только в своей узкоспецифической области.

Center of Excellence – о чем это вы?

В каждой уважающей себя организации когда-нибудь да встает вопрос о том, как удовлетворить потребность сотрудников в развитии.

Первая мысль, которая возникает в голове в ответ на этот порыв – Корпоративный университет! Или какая-нибудь Программа развития мастеров! На худой конец, внедрение e-learning system! Но, определенно, должно быть что-то, что задаст направление и правила для страждущих развития умов!

И сначала мы шли именно этим путем. Мы предполагали, что могло бы понадобиться нашим сотрудникам для их развития, и создавали соответствующие инструменты. Иногда попадали в тему, иногда нет. Иногда находили способ удержать внимание «капризных» коллег, иногда – нет… Пока в наших рядах не появилась, как это теперь модно говорить, «свежая кровь»! Она-то и принесла нам новую идею – идею Centers of Excellence (или Центров компетенций)!

Center of Excellence (СоЕ) – это виртуальное сообщество специалистов в какой-либо области, действующее с конкретной целью. Или:

«A team of people that promote collaboration and using best practices around a specific focus area to drive business results.» Jon Strickler [1]  

Вольный перевод: Группа людей, сотрудничающих с целью применения лучших практик в какой-либо специализированной области для достижения бизнес-результатов.

Честно признаюсь: с определением СоЕ все сложно. Как ни странно, но даже зарубежные авторы признаются, что, несмотря на популярность СоЕ, единого определения так и нет (даже в Wikipedia!!! актуально на 29 мая 2011 года J). [2]

В мире существует огромное количество всевозможных Центров компетенций. Этим именем могут быть названы любые объединения от обычных Отделов в организации до Университетских кафедр и даже целых Институтов. Чтобы ограничить как-то область нашего исследования остановимся только на тех Центрах, которые создает организация внутри себя с целью подержания важных для нее компетенций.

В следующих постах мы поговорим о:

 - Чем СоЕ отличается от привычных нам программ/систем развития сотрудников?

 - Зачем нужен СоЕ?

 - Чем занимается СоЕ?

 - Как создать СоЕ?

[1] What is a Center of Excellence, Jon Strickler

(http://agileelements.wordpress.com/2008/10/29/what-is-a-center-of-excellence/)

[2] Understanding Centers of Excellence, Howard Katz (http://prawfsblawg.blogs.com/prawfsblawg/2010/06/understanding-centers-of-excellence.html)

---