Скоро лето и перед многими менеджерами по персоналу встает непростая задача – организовать летний пикник для своих сотрудников. Я подготовила цикл статей, в котором постараюсь осветить ключевые моменты в организации мероприятия. Мы поговорим о составлении брифа, о выборе event-агентства, о проведении тендера и о секретах, о которых необходимо помнить на самом празднике.
С чего начать?
Во-первых, не стоит забывать, что корпоративное мероприятие – отличный инструмент внутренних коммуникаций. Это не просто повод отдохнуть на природе с шашлыками, но возможность донести до сотрудников именно те ключевые сообщения, который актуальны для вашей компании в данный момент. Вы внедряете новую миссию компании? Посвятите пикник этому! Сами или помощью event-агентства придумайте концепцию мероприятия, подходящую именно вам, и затраты на организацию праздника станут для компании инвестиции в собственное развитие.
Идем дальше. Когда мы выбрали ключевое сообщение, донести которое нам поможет праздник, пора составлять бриф. Это краткая справка о планируемом мероприятии, информация в которой четко структурирована. Если вы планируете привлекать к организации праздника агентство, такой бриф – идеальный материал для проведения тендера. Вместо того, чтобы каждому объяснять, что именно вы хотите от корпоратива, смело высылайте бриф. Это идеальная точка отсчета для сравнения участников тендера.
Отмечу, что даже если вы не планируете обращаться за помощью в агентство, бриф полезно сделать для самого себя. Он помогает структурировать всю картину мероприятия и облегчает подготовку.
Что должно входить в бриф?
Во-первых, цель. Если вы планируете транслировать какое-либо информационное сообщение с помощью мероприятия, тогда стоит с него начать, сформулировав в виде цели. Например, цель мероприятия — сформировать позитивное отношение сотрудников к слиянию двух компаний, или цель — познакомить сотрудников с обновленными ценностями компании. Если вы решили не использовать мероприятие в качестве инструмента коммуникаций, тогда этот пункт пропускаем и идем дальше.
Во-вторых, количество человек и особенности аудитории. Соотношение мужчин и женщин, возраст, будут ли дети. Это важно и с точки зрения питания и с точки зрения активностей, которыми будет наполнен день.
В-третьих, формат. Что это будет – спартакиада, день семьи или банкет в ресторане? Подумайте, что лучше подходит именно вашей компании в данный момент.
В-четвертых, питание. Будет ли это банкет с рассадкой или шведский стол? Сколько раз в день вы собираетесь кормить людей? От этих нюансов зависит как бюджет мероприятия, так и план активностей.
В-пятых, площадка. Здесь можно указать конкретные место, где вы хотите провести праздник, или изложить свои пожелания к площадке — удаленность от города, наличие водоема, инфраструктуры, ресторанного обслуживания.
Если у вас богатая история корпоративных мероприятий, бывает полезным написать, какие тематики у вас уже были. Агентства любят присылать стандартные программы из года в год. Поэтому, чтобы не тратить время на просмотр того, что вы уже видели, отсеките такие варианты сразу.
Еще в брифе можно указать бюджет. Я не советую этого делать потому, что агентства понимают эту цифру не как целевую, а как ту, которую можно увеличить минимум в два раза. Поэтому на этапе составления брифа рекомендую фиксировать бюджет для себя, не озвучивая его агентствам.
Комментариев нет:
Отправить комментарий