Как организовать корпоративное мероприятие? Тендер

Когда бриф готов, можно привлекать агентство. Как найти агентства? Очень просто. Во-первых, набрать в поисковике «организация корпоративных мероприятий». Просмотреть 10-15 первых сайтов, выбрать наиболее понравившиеся и написать запрос. Можно сразу с брифом. В письме советую указать срок подачи предложения и формат, в котором вы хотите получить предложение (презентация, документ word, личная встреча и т.п.) Во-вторых, можно поспрашивать рекомендации у коллег-HR-ов. Такой способ лучше с той точки зрения, что вы получаете хоть какую-то гарантию качества агентства. С другой стороны, нужно всегда помнить, что выбор индивидуален. Разным компаниям подходят разные агентства.

Как выбрать лучшее агентство? Устройте тендер. Оптимальное количество участников тендера — 7 +-2. Вы сможете увидеть достаточно разнообразную картину, чтобы выбрать лучшего партнера, и в то же время, не запутаетесь в концепциях.

Если вы находитесь на этапе формирование тендерного списка, обращайтесь! Подскажу парочку агентств, которые делают достаточно качественный продукт.

После того, как сформирован тендерный лист, необходимо сформулировать требования, по которым вы будете сравнивать претендентов. Я рекомендую следующие пункты:

1.      Качество материалов. Если сотрудники агентства не умеют делать презентации или делают в тексте орфографические ошибки, я не стану доверять им корпоратив. Помимо этого, работа с презентационным материалом может многое сказать о компетенциях, которыми обладает агентство. В этом пункте я рекомендую отдельно оценивать соблюдение заявленных сроков. Если агентство присылает материалы позже, чем обещало, скорее всего, сроки всего проекта буду смещаться.

2.      Соответствие концепции брифу. Если для вас важна цель мероприятия, если оно должно нести какое-то конкретное информационное сообщение, а вам предлагают концепцию «Спасатели Малибу», вероятность, что это агентство когда-либо поймет, что вам нужно, очень мала.

3.      Рекомендации. Во-первых, полезно будет узнать, проводило ли агентство мероприятие для компаний, работающих в вашей отрасли. У агентства, которое отлично организовало праздник для сотрудников продуктового гипермаркета, могут быть сложности с организацией выезда для компании программистов. Во-вторых, можно запросить у самого агентства рекомендации с контактами. Хорошие агентства всегда имеют референс-лист и с радостью его предоставят. Однако, даже получая восторженные отзывы, всегда помните, что то, что подошло другим, совсем необязательно подойдет вам.

К тендерной таблице можно добавить еще 2-3 требования. Не думаю, что их должно быть особенно много, т.к. за деталями можно потерять суть.

Когда вы сформировали требования и получили предложения от всех участников тендера, внимательно изучайте материалы и выставляйте оценки. 3-4 победителя приглашайте на личную встречу. Скорее всего, этого будет достаточно для того, чтобы выбрать партнера для мероприятия.

Важно понимать, что привлечение агентства отнюдь не снимает с менеджера по персоналу ответственность за мероприятие. Даже если на вас будет работать лучшее агентство в городе, многое предстоит сделать. В следующий раз мы поговорим о том, из каких 5 элементов состоит любое мероприятие, и какие нюансы необходимо учитывать при планировании.